OBJETIVO DO PROCEDIMENTO
Detalhamento da rotina de cadastramento de processos de entrada de mercadorias.
PROCEDIMENTO DE TRABALHO DETALHADO
Recepção dos documentos
Antes da chegada física das cargas no armazém, a empresa recebe uma relação de documentos. Estes documentos variam de acordo com o tipo de movimento de entrada e são base para o cadastramento do processo no sistema, conforme descrito abaixo:
Entrada por Importação:
- Invoice
- Packing List
- BL/AWB
- DI
- Entrada para exportação:
- Booking
- Nota fiscal de remessa
Tipos de Processo:
Existem atualmente dois tipos de processos de armazenagem e a utilização de cada tipo está descrita abaixo:
Armazenagem Importação: Quando a mercadoria é originada no mercado externo.
Armazenagem Exportação: Quando a mercadoria tem origem no mercado interno com destino ao mercado externo.
Abaixo detalho o procedimento para criação de cada tipo de processo:
PRIMEIRA TELA DE CRIAÇÃO DE PROCESSOS
A primeira tela de criação de processos é idêntica para todos os tipos de processos e o preenchimento dos campos deve seguir as instruções conforme imagem e mapeamento dos campos abaixo:
Estando na ferramenta CADASTRO DE PROJETOS, clicar em adicionar, a tela abaixo será apresentada ao usuário:
Preenchimento dos campos / Primeira tela:
Tipo: Escolher entre dos tipos listados:
Armazenagem exportação
Armazenagem importação
Importar dados: Sempre NÃO.
Orçamento: Sempre NÃO.
Nro no cliente:
Nos casos de importação preencher com número do processo do cliente, número da DI ou número da NF.
Nos casos de exportação preencher com o número do booking ou outra referência utilizada pelo cliente.
Cliente: Preencher com o cliente da operação em questão.
Dt Inicio: Deixar com a data sugerida pelo sistema.
Data de fim: Deixar marcada a opção padrão do sistema.
Detalhamento: Utilizar para observações diversas conforme necessidade.
Gerente: Deixar com o conteúdo padrão do campo.
Recursos: Deixar com o conteúdo padrão do campo.
Clicar em CADASTRAR.
De acordo com o tipo de processo escolhido o sistema abrirá campos e abas diferentes após salvar o processo, abaixo detalhamos os campos para cada tipo de processo.
ARMAZENAGEM IMPORTAÇÃO:
Preenchimento dos campos / Aba Dados Básicos
Tipo Operação WMS: Informar o tipo de operação wms a que se refere o processo.
Exportador: Preencher com o nome do exportador das mercadorias.
Importador: Preencher com o nome do importador das mercadorias.
Porto Embarque: Deixar em branco.
Porto Destino: Preencher com o porto de destino.
Terminal de Operação: Preencher com o terminal onde a carga será operada, normalmente o recinto alfandegado local. As informações de porto de destino e terminal de operação são obtidas da DI conforme imagem abaixo:
Local Destino: Preencher com a descrição do armazém local.
Packing List: Preencher com o número do documento.
BL: Preencher com o número do documento.
DI: Preencher com o número da DI, obtido do documento conforme imagem abaixo:
CI: Preencher com o número do documento.
M3 Total: Preencher com a metragem cúbica total do processo. Já nos casos de entrada por importação, obter a informação contida no packing list, conforme imagem abaixo:
Tipo Carga: Indicar se a carga foi recebida em container, via cross docking ou LCL. Quando a carga é recebida via aérea definir como LCL.
Transportador: Informar com a transportadora que trará as mercadorias até o Armazém.
Empresa Despacho: Informar a empresa de desembaraço aduaneiro responsável pelo processo.
Fatura Comercial: Informar o número da fatura comercial.
Produtos a descarregar:
Produto: Preencher com uma descrição resumida das mercadorias do processo.
Quant.: Preencher sempre com a quantidade de volumes recebidos. Informação obtida na DI conforme imagem abaixo:
Unidade de Medida: Preencher de acordo com o campo EMBALAGEM conforme imagem acima.
Containers a Devolver
Unidades: Indicar a quantidade de containers que serão recebidos neste processo. Informação obtida na DI conforme imagem abaixo:
Tamanho: Indicar o tamanho do container. Informação obtida no BL conforme imagem abaixo:
Tipo: Tipo de Container. Informação obtida também no BL, ao lado da informação do tamanho do container.
Clicar em SALVAR.
Preenchimento dos campos / Aba Containers
Número: Informar o número do container. IMPORTANTE: Esta aba só deve ser preenchida se as mercadorias forem expedidas em containers, caso contrário não preencher esta aba.
Armador: Informar o armador do container.
Tamanho: Tamanho do container.
Tipo: Tipo do container.
Local Atual: Local atual do container.
P. Líquido: Peso líquido do container.
P. Bruto: Peso bruto do container.
Lacres: Campos disponíveis para informar os diferentes lacres utilizados no container.
Datas: Campos para informar as datas que ocorreram os principais eventos do container. Abaixo segue imagem da tela e instruções para preenchimento para cada campo de data.
Free Time Armador: Informar o número de dias que o armador disponibiliza de Free Time para cobrança de Demurrage após a atracação do navio.
Free Time Terminal: Informar o número de dias que o terminal disponibiliza para a retirada do container após a atracação do navio.
Retirada Terminal: Data/hora que foi realizada a retirada do cheio do terminal.
Chegada Armaz.: Data/hora de chegado do container cheio no armazém.
Liberação Entrada: Data/hora da liberação de entrada do motorista no armazém.
Entrada: Data/hora da chegada do motorista na Doca do armazém para desova/descarga.
Final Desova: Data/hora da finalização da desova/descarga do container no armazém.
Informações complementares da Guia: Deixar em branco.
Clicar em SALVAR.
ARMAZENAGEM EXPORTAÇÃO:
Preenchimento dos campos / Aba Dados Básicos
Tipo Operação WMS: Informar o tipo de operação wms a que se refere o processo.
Exportador: Preencher com o nome do exportador das mercadorias.
Importador: Preencher com o nome do importador das mercadorias.
Porto Embarque: Informar o porto de embarque das mercadorias.
Porto Destino: Preencher com o porto de destino das mercadorias.
Terminal de Operação: Preencher com o terminal onde a carga será operada.
Local Destino: Preencher com o local de destino das cargas no exterior.
Packing List: Preencher com o número do documento.
BL: Preencher com o número do documento.
DI: Preencher com o número do documento.
M3 Total: Preencher com a metragem cúbica total do processo.
Tipo Carga: Indicar se a carga será expedida em container ou LCL.
Transportador: Informar a transportadora que levará as mercadorias até o porto de embarque.
Empresa Despacho: Informar a empresa de desembaraço aduaneiro responsável pelo processo.
Produtos a descarregar:
Produto: Preencher com uma descrição resumida das mercadorias do processo.
Quant.: Preencher com a quantidade de volumes que serão expedidos.
Unidade de Medida: Preencher com a unidade de medida das mercadorias.
Containers a solicitar
Unidades: Indicar a quantidade de containers que serão utilizados neste processo.
Tamanho: Indicar o tamanho do container.
Tipo: Tipo de Container.
Depot: Depot onde serão obtidos os containers vazios.
Clicar em SALVAR.
Aba Container
Exportação
Chegada Vazio: Data/hora da chegada do container vazio no armazém.
Liberação Entrada: Data/hora da liberação da entrada do veículo no armazém.
Entrada: Data/hora da do veículo no armazém.
Estufagem: Data/hora da estufagem do container no armazém.
Carregamento: Data/hora da do carregamento do container.
Saída: Data/hora da saída do container do armazém.
Entrega no Terminal: Data/hora da entrega do container no terminal.
Impressão da Capa de Processo
Após a criação do processo no sistema, se faz necessária a impressão da capa que servirá para identificação da pasta física com os documentos que comprovam a entrada das mercadorias no armazém.
Abaixo imagem que demonstra a ferramenta utilizada para a impressão da capa do processo:
Estando na ferramenta de cadastro de projetos, pesquisar o processo pelo seu número, selecionar o processo e clicar em visualizar.
Na sequência aparecerá a seguinte tela:
Estando na tela dos dados básicos do processo, clicar no botão CAPA DO PROCESSO.
O sistema abrirá a capa do processo onde você poderá realizar a impressão ou enviar o mesmo por email. Abaixo segue modelo da capa de processo gerada pelo sistema.
Organização dos documentos na pasta do processo
Estando com o processo criado e com a capa impressa, o próximo passo é o arquivamento dos documentos do processo.