Planejamento de inventários

OBJETIVO DO PROCEDIMENTO

• Detalhamento da rotina de gestão e planejamento de inventários.

DETALHAMENTO DO PROCEDIMENTO DE TRABALHO

• Negociar internamente e com o cliente a quantidade de dias necessários para a realização do inventário e consequentemente os dias que a operação ficará parada para sua realização.
• Uma vez negociada a parada da operação e as datas que ocorrerão, segue abaixo os passos a serem executados:
  1. Combinar com o cliente a parada de envio de novos pedidos.
  2. Expedir, baixar estoque e emitir todas as notas de retorno dos pedidos em aberto no sistema.
  3. Garantir que nenhum pedido esteja reservando saldos em estoque, caso sim, providenciar a solução do problema do pedido para encerrar o mesmo no sistema.
• Estando no sistema, criar um novo processo de inventário através da ferramenta “INVENTÁRIOS”.
• Abaixo segue as telas de inclusão de inventários e instruções de preenchimento das mesmas:

• Clicar no adicionar para criar um novo processo de inventário. Abaixo instruções de preenchimento dos campos:

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• Descrição: Descrição do inventário.
• Operação WMS: Operação a ser inventariada.
• Formato da contagem: O sistema oferece duas opções, conforme abaixo:
  • Contagem dos volumes no palete: Escolha esta opção caso opte pelo conferente contar visualmente os volumes na posição e informe a quantidade no coletor.
  • Escaneamento dos produtos no palete: Escolha esta opção caso opte pelo conferente escanear volume a volume contido na posição.
• Ordenação contagem: Define a ordem que o coletor deverá apresentar as posições para o conferente oferecendo as seguintes opções:
  • RUA – NIVEL – COLUNA
  • RUA – COLUNA – NÍVEL
  • NÍVEL – RUA – COLUNA
  • Exemplo de caso:
    • Temos as seguintes posições a serem inventariadas: R1C1N1, R1C1N2, R1C2N1, R1C2N2, R2C1N1, R2C1N2, R2C2N1, R2C2N2 
    • Na primeira opção o conferente andará na seguinte sequencia: R1C1N1, R1C2N1, R1C1N2, R1C2N2, R2C1N1, R2C2N1, R2C1N2, R2C2N2
    • Na segunda opção: R1C1N1, R1C1N2, R1C2N1, R1C2N2, R2C1N1, R2C1N2, R2C2N1, R2C2N2
    • Na terceira opção: R1C1N1, R1C2N1, R2C1N1, R2C2N1, R1C1N2, R1C2N2, R2C1N2, R2C2N2.
• Início da programação: Data prevista para o início do inventário.
• Fim da programação: Data prevista para o fim do inventário.
• Conferentes: Informar a relação de conferentes que participarão do inventário.
• Ordenação entre os conferentes: O sistema permite definir como será a distribuição das posições participantes do inventário entre os conferentes envolvidos.
• Campos coletor: O sistema permite especificar que campos deverão ser validados no momento de inventariar uma posição, sendo eles:
  • Produto: O sistema exige que o código de barras do produto seja lido.
  • Lote: O sistema exige que o código de barras da etiqueta de lote seja lido.
  • Posição: O sistema exige que o código de barras da posição seja lida.
• Seleção de posições: Neste momento deverá ser informado que posições serão inventariadas, sendo que o sistema oferece diversos critérios de filtro e busca de posições, sendo eles:
  • Por área de armazenagem
    • Armazém
    • Cliente
    • Posição
    • Rua
    • Coluna
    • Nível
  • Por itens de estoque
    • Operação wms
    • Nota fiscal de remessa
    • Proprietário
    • Fornecedor
    • Família
    • Produto
    • Almoxarifado
• Uma vez definido os critérios a serem utilizados o usuário deverá clicar no botão BUSCAR POSIÇÕES para que o sistema liste as posições que atendam aos critérios especificados.
• Uma vez listadas as posições que atendem aos critérios o usuário deverá clicar no botão SELECIONAR POSIÇÕES para confirmar sua escolha. Cabe salientar que as posições listadas já vem por padrão marcadas, podendo o usuário desmarcar alguma que não queira de fato inventariar.
• Por fim, cadastrar no botão CADASTRAR, conforme demonstrado na imagem abaixo:

• Uma vez criado o inventário, o sistema disponibiliza duas abas, sendo elas:
  • Contagens: Nesta aba o sistema apresenta as diversas contagem realizadas dentro do inventário visto que o sistema prevê a necessidade de realizar diversas contagens de uma mesma posição.
    • Abaixo segue imagem da aba Contagens:

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•  O sistema indica o número de contagens dentro do inventário (coluna Nº), a quantidade de conferentes envolvidos, o tempo aplicado, posições conferidas, posições com divergência e o total de posições contidas na contagem.
• Posições: Apresenta a situação das contagens em cada posição, indicando o conferente responsável e os tempos de início e fim de cada contagem por posição.
  • Abaixo imagem da aba posições:

• Nesta aba é possível identificar as posições envolvidas na contagem, o horário de início e fim da contagem por posição e o conferente responsável pela contagem.
• Uma vez criado o inventário e o processo estando em andamento, é possível o acompanhamento do andamento do inventário pelo sistema, visto que o mesmo apresenta um percentual de andamento, bastando para tal visualizar o inventário em questão, conforme demonstrado abaixo:

• O quadro “INDICADORES DO INVENTÁRIO” apresentam as seguintes informações:
  • Acuracidade: Apresenta a acuracidade do estoque, no exemplo apresentado temos sobras de mercadorias fisicamente.
  • Posições finalizadas: Indica quantas posições já foram inventariadas em relação ao total de posições.
  • Percentual de execução: Indica o percentual de conclusão do inventário.
  • Tempo estimado gasto: Apresenta a soma dos tempos gastos em cada posição em relação ao tempo total previsto para a realização do inventário.
  • Percentual tempo gasto por tempo previsto: Apresenta o percentual do tempo previsto já utilizado de fato.
  • Tempo previsto para conclusão: Tempo médio para conclusão do inventário.
• O sistema disponibiliza ainda um relatório do inventário, que pode ser emitido através da operação extra denominada “RELATÓRIO DE INVENTÁRIO ANALÍTICO”, abaixo segue imagem do relatório:

• Temos ainda uma operação extra, denominada “AJUSTAR CONTAGENS” que permite diversas operações, entre elas a criação de novas contagens, inclusão de novas posições, alteração de conferentes, etc.
• Abaixo segue imagem da tela e detalhamento de suas funcionalidades:

• Criar nova contagem:
  • Sempre que for necessário recontar alguma posição deve-se solicitar a criação de uma nova contagem dentro do mesmo inventário, de forma a termos o registro das diversas contagens de uma mesma posição no sistema.
  • Para criar novas contagens, o usuário deverá preencher os seguintes campos:
    • Ordenação entre os conferentes: Define a ordem das posições antes da distribuição entre os conferentes.
    • Conferentes: Define quem são os conferentes que irão trabalhar nesta nova contagem.
    • Seleção das posições:
      • Por área de armazenagem: Permite os mesmos critérios de seleção de posições já utilizadas para criar o inventário.
      • Por itens de estoque: Permite os mesmos critérios de seleção de posições já utilizadas para criar um inventário.
      • Com base em contagem já existente:
        • Contagem: Permite criar uma nova contagem a partir de uma contagem já existente.
        • Conferente: Específica apenas posições que estejam delegadas para um determinado conferente.
        • Posições já conferidas: Permite especificar se queremos todas as posições da contagem anterior, apenas as já conferidas ou apenas as ainda não conferidas.
        • Posições com divergência: Permite especificar se queremos todas as posições da contagem anterior, apenas as com divergência ou apenas as que não tiveram divergência.
        • Posições com conferente: Permite especificar apenas posições com conferente definido ou apenas posições ainda sem definição de conferente responsável.
    • Adicionar posições a uma contagem já existente: Esta opção deverá ser utilizada quando simplesmente quisermos adicionar novas posições a uma contagem já existente.
    • Delegar posições para um conferente: Útil quando precisamos substituir um conferente durante um processo, ou seja, já temos uma lista de posições delegadas para o conferente A e precisamos substituí-lo pelo conferente B.
  • Ao final do processo de inventário, precisamos realizar o fechamento do mesmo, para isto faz-se necessário fechar o inventário no sistema deixando registrado o resultado do trabalho realizado. Para finalizar um inventário basta clicar na operação extra denominada “FINALIZAR”, registrar as observações sobre o inventário e SALVAR. Abaixo segue imagem desta operação extra:

• Uma vez finalizado o inventário, deve-se providenciar os ajustes fiscais junto ao cliente para corrigir as divergências encontradas.
  • Produtos com saldo físico maior que o saldo fiscal (sistema): Solicitar nota de remessa acobertando a mercadoria.
  • Produtos com saldo fiscal (sistema) maior que o saldo físico: Emitir nota de retorno simbólico para o cliente. Normalmente nestes casos poderá haver um acerto financeiro para compensar as perdas por parte do cliente.